Unterlagen für den Hausverkauf in Bornheim, Brühl, Wesseling und Umgebung
Welche Papiere Sie brauchen — und wo Sie sie bekommen
Wer sein Haus anbietet, wird früher oder später nach Papieren gefragt: erst von Kaufinteressenten, dann von deren Bank und zuletzt vom Notar. Die Unterlagen für den Hausverkauf stammen aus ganz unterschiedlichen Quellen. Ein kleinerer Teil liegt zu Hause im Ordner, der größere muss bei Ämtern angefordert werden — und zwar bei verschiedenen: Das Grundbuch führt das Amtsgericht, die Flurkarte das Katasteramt des Kreises, die Bauakte das Bauamt der Stadt oder Gemeinde. Im Rhein-Erft-Kreis, im Rhein-Sieg-Kreis und im Großraum Köln/Bonn sind das je nach Lage des Hauses drei verschiedene Behörden mit drei verschiedenen Anträgen.
Jede dieser Stellen braucht ihre eigene Bearbeitungszeit: Ein Grundbuchauszug ist oft in wenigen Tagen da, eine Akteneinsicht in einem alten Bauaktenbestand kann mehrere Wochen dauern. Gebühren erheben die Ämter für Auszüge und Kopien ebenfalls, sie fallen gemessen am Verkaufserlös aber kaum ins Gewicht. Der eigentliche Kostenfaktor ist die Zeit — deshalb beginnt das Sammeln am besten, bevor das erste Exposé entsteht, und nicht erst, wenn ein Interessent bereits mit seiner Bank spricht.
Zu jedem Wohngebäude gehören eine Baugenehmigung und die dazugehörigen Zeichnungen: Ansichten, Schnitte, Lagepläne. Käufer und Banken wollen daran sehen, dass das Haus so genehmigt ist, wie es dasteht — einschließlich späterer Garagen, Anbauten oder ausgebauter Dachgeschosse. Genau hier liegt erfahrungsgemäß das häufigste Problem beim Verkauf älterer Häuser: Der Wintergarten steht seit Jahrzehnten, taucht in der Genehmigung aber nicht auf. Fehlen die Papiere zu Hause, führt der Weg zum Bauamt der Stadt oder Gemeinde, das die Bauakte verwahrt und auf schriftlichen Antrag Einsicht gewährt.
Spätestens bei der Besichtigung muss der Energieausweis vorliegen und dem Interessenten gezeigt werden; das ist gesetzlich vorgeschrieben und wird im Streitfall auch geahndet. Der Ausweis nennt einen Kennwert, ordnet das Gebäude in eine Effizienzklasse ein und benennt Modernisierungsempfehlungen. Ausgestellt wird er weder von einem Amt noch von einem Makler, sondern von einem dafür zugelassenen Aussteller — meist einem Energieberater, Architekten oder Ingenieur. Für die Bestandsaufnahme braucht er Verbrauchsdaten oder Angaben zur Bausubstanz; beides sollte vorher zusammengesucht werden, sonst verzögert sich die Ausstellung.
Das Exposé ist die Ausnahme in dieser Liste: Es liegt nirgends bereit, sondern wird aus allen anderen Unterlagen gebaut. Grundrisse, Wohnfläche, Baujahr, Energiekennwert, Modernisierungen und Fotos ergeben zusammen die Entscheidungsgrundlage, auf die sich ein Interessent verlässt. Weil Angaben im Exposé später am Kaufvertrag gemessen werden, gilt hier dieselbe Sorgfalt wie bei den amtlichen Papieren: Was nicht belegt ist, gehört nicht hinein. Ein Exposé ist deshalb erst dann sinnvoll, wenn die Unterlagen beisammen sind — nicht umgekehrt.
Die Flurkarte zeigt das Grundstück maßstabsgetreu mit Flurstücksgrenzen, Flurstücksnummern und dem Umriss der Gebäude. Sie ist der Nachweis dafür, wie groß das Grundstück tatsächlich ist, und wird von jeder finanzierenden Bank angefordert. Ausgestellt wird der amtliche Auszug vom Katasteramt des Kreises, in kreisfreien Städten vom städtischen Vermessungs- und Katasteramt. Zum Notartermin sollte er in der Regel nicht älter als drei Monate sein. Weicht die Karte vom tatsächlichen Bestand ab, weil ein Anbau nie eingetragen wurde, ist das vor dem Kaufvertrag zu klären.
Grundrisse zeigen die Raumaufteilung, die Lage von Fenstern und Türen und die Anschlusspunkte der Haustechnik. Käufer planen damit ihre Einrichtung und prüfen, ob sich eine Wand versetzen lässt; Banken brauchen sie für die Beleihung. Die Originale stammen meist aus der Bauakte beim Bauamt, bei jüngeren Häusern auch direkt vom damaligen Architekturbüro. Existiert nichts Brauchbares mehr, bleibt das Aufmaß durch ein Architektur- oder Vermessungsbüro — daraus entstehen neue, saubere Zeichnungen und zugleich eine belastbare Wohnflächenberechnung.
Der Grundbuchauszug ist das wichtigste Papier des ganzen Stapels, weil er verbindlich sagt, wem das Grundstück gehört und was darauf lastet. Das Bestandsverzeichnis beschreibt das Grundstück, Abteilung I nennt den Eigentümer, Abteilung II enthält Lasten wie Wege- oder Wohnrechte, Abteilung III die Grundschulden der Banken. Beantragt wird er beim Grundbuchamt des zuständigen Amtsgerichts. Eigentümer bekommen ihn ohne Weiteres; alle anderen müssen ein berechtigtes Interesse nachweisen. Für die Beurkundung sollte er in der Regel nicht älter als drei Monate sein.
Steht in Abteilung III noch eine Grundschuld, verschwindet sie nicht von selbst, wenn der Kredit abbezahlt ist. Nötig ist eine Löschungsbewilligung des Kreditinstituts, die dem Notar vorgelegt wird. Sie anzufordern dauert je nach Bank einige Wochen und wird deshalb gern zu spät angestoßen. Alternativ lässt sich eine bestehende Grundschuld in Absprache mit den beteiligten Instituten auf den Käufer übertragen, was Zeit und Notarkosten spart. Welcher Weg günstiger ist, entscheidet sich an der Finanzierung des Käufers.
Der Brutto-Rauminhalt, oft kurz Kubatur genannt, gibt das umbaute Volumen des Gebäudes in Kubikmetern an. Banken verlangen diesen Nachweis regelmäßig, weil sie den Beleihungswert daraus ableiten und den Kreditrahmen darauf stützen. Berechnet wird er von einem Architekten oder Bauingenieur, häufig zusammen mit dem Aufmaß. Liegt eine alte Berechnung in der Bauakte, genügt sie meist — sofern seither nichts angebaut wurde.
Rechnungen über neue Heizung, Dach, Fenster, Elektrik oder Dämmung sind die Papiere, die am häufigsten fehlen — und die, die sich am direktesten auszahlen. Sie belegen den Erhaltungszustand, fließen in die Wertermittlung ein und nehmen dem Käufer die Sorge vor verdeckten Investitionen. Sie stammen aus den eigenen Unterlagen; sind sie verloren, kann der ausführende Handwerksbetrieb die Rechnung im Rahmen seiner Aufbewahrungspflichten oft noch einmal ausstellen. Wer nichts mehr findet, sollte wenigstens Jahr und Umfang der Maßnahme dokumentieren.
Steht das Haus unter Denkmalschutz, gehören die Eintragung in die Denkmalliste und die dazugehörigen Auflagen zu den Verkaufsunterlagen. Ausgestellt werden sie von der unteren Denkmalbehörde der Stadt beziehungsweise des Kreises. Käufer entnehmen ihnen, was bei Umbauten genehmigungspflichtig ist und welche steuerlichen Abschreibungsmöglichkeiten für Sanierungen bestehen — für die konkrete steuerliche Wirkung ist dann der Steuerberater zuständig.
Papiere, die nur in bestimmten Fällen gebraucht werden
Die zehn Punkte oben betreffen praktisch jeden Hausverkauf. Je nach Situation kommen weitere Nachweise hinzu — und auch für sie gilt: Jeder hat seine eigene ausstellende Stelle.
- Wohnflächenberechnung — aus der Bauakte beim Bauamt, sonst neu erstellt von einem Architektur- oder Vermessungsbüro nach den anerkannten Regeln der Wohnflächenberechnung. Ohne sie rechnet keine Bank.
- Auszug aus dem Baulastenverzeichnis — von der unteren Bauaufsichtsbehörde des Kreises oder der Stadt. Baulasten stehen nicht im Grundbuch, binden das Grundstück aber trotzdem: Abstandsflächen, Zuwegungen, Stellplatzverpflichtungen.
- Grundsteuerbescheid — von der Gemeinde, die den Bescheid erlässt, auf Grundlage der Bewertung durch das Finanzamt. Käufer wollen wissen, welche laufende Belastung sie übernehmen.
- Versicherungsnachweise — vom Wohngebäudeversicherer. Die Wohngebäudeversicherung geht mit dem Eigentum auf den Käufer über, deshalb gehört die aktuelle Police samt Schadenhistorie zur Akte.
- Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen — aus den eigenen Unterlagen, bei vermieteten Häusern unverzichtbar. Der Käufer tritt in die laufenden Mietverhältnisse ein, es gilt der Grundsatz „Kauf bricht nicht Miete". Dazu gehören auch Nachweise über Kautionen und die letzten Abrechnungen.
- Erbschein — vom Nachlassgericht beim Amtsgericht. Ist der Verkäufer Erbe und noch nicht im Grundbuch eingetragen, braucht der Notar den Nachweis der Erbfolge, bevor beurkundet werden kann.
Was wir beschaffen dürfen — und was nur Sie selbst bekommen
Ein Teil dieser Wege lässt sich abgeben. Mit einer schriftlichen Vollmacht fordern wir Flurkarte, Bauakteneinsicht und Baulastenauskunft an, prüfen die Grundbuchabteilungen auf Löschungsbedarf und sortieren die Objektakte so, wie Banken sie brauchen. Bei drei Dokumenten endet das aber, und zwar aus gutem Grund: Den Grundbuchauszug gibt das Amt nur an Eigentümer oder an Bevollmächtigte mit nachgewiesenem berechtigtem Interesse heraus. Den Erbschein beantragt ausschließlich der Erbe selbst beim Nachlassgericht. Und der Energieausweis kommt zwingend von einem zugelassenen Aussteller — wir veranlassen die Beauftragung, ausstellen dürfen wir ihn nicht. Wer diese drei Ausnahmen früh kennt, verliert nicht die Wochen, die sonst mit Rückfragen und Nachreichungen vergehen.
Der Rest ist Reihenfolge. Sinnvoll ist, mit den langsamen Anträgen zu beginnen — Bauakte und Löschungsbewilligung — und die schnellen Papiere später nachzuziehen. Eine geordnete Übersicht dazu liefert unsere Checkliste für den Hausverkauf; Einzelheiten zum Ausweis stehen unter Energieausweis, zu fehlenden Plänen unter Grundrisserstellung. Was der Notar am Ende auf dem Tisch haben muss, fasst die Seite zu Vertrag und Notartermin zusammen, und was unsere Begleitung kostet, steht bei der Maklerprovision. Ob Sie ein Einfamilienhaus verkaufen möchten, eine geerbte Immobilie übergeben oder nach einer Trennung auseinandergehen: Die Aktenlage entscheidet darüber, ob der Verkauf zügig läuft oder an jeder zweiten Frage hängen bleibt.
Häufige Fragen zu den Unterlagen beim Hausverkauf
Welche Unterlagen verlangt die Bank des Käufers beim Hausverkauf?
Die finanzierende Bank prüft nicht das Haus, sondern die Papiere dazu. Verlangt werden regelmäßig der aktuelle Grundbuchauszug und die Flurkarte, dazu maßstabsgetreue Bauzeichnungen, die Wohnflächenberechnung, der Nachweis über den Brutto-Rauminhalt und der Energieausweis.
Fehlt davon etwas beim ersten Finanzierungsgespräch, verschiebt sich die Kreditzusage — und mit ihr der Notartermin — erfahrungsgemäß um mehrere Wochen. Sinnvoll ist außerdem, Rechnungen über Modernisierungen beizulegen: Eine erneuerte Heizung oder ein neues Dach heben den Wert, den die Bank ansetzt, aber nur, wenn sie belegt sind. Fehlende Bauunterlagen lassen sich über eine Akteneinsicht beim Bauamt nachfordern, fehlende Wohnflächen über ein Aufmaß.
Wo bekommen Eigentümer den Grundbuchauszug für ihr Haus?
Den Grundbuchauszug stellt das Grundbuchamt beim zuständigen Amtsgericht aus. Eigentümer beantragen ihn schriftlich, persönlich am Schalter oder über das Online-Portal der Landesjustiz; wer nicht Eigentümer ist, muss ein berechtigtes Interesse nachweisen.
Für die Beurkundung sollte der Auszug in der Regel nicht älter als drei Monate sein. Wichtig sind vor allem die Abteilungen II und III: Dort stehen Wegerechte, Wohnrechte und Grundschulden, die vor dem Verkauf geklärt oder gelöscht werden müssen. Eine abbezahlte Grundschuld verschwindet nicht automatisch — dafür braucht es eine Löschungsbewilligung der Bank, und die zu besorgen dauert je nach Institut einige Wochen. Das Amt erhebt für den Auszug eine Gebühr, die im Verhältnis zum Verkauf kaum ins Gewicht fällt.
Welches Amt stellt die Flurkarte für ein Grundstück aus?
Die Flurkarte, amtlich Liegenschaftskarte, stellt das Katasteramt des jeweiligen Kreises aus, in kreisfreien Städten das städtische Vermessungs- und Katasteramt. Der Antrag ist unkompliziert, der Auszug meist in wenigen Tagen da.
Sie zeigt Flurstücksgrenzen, Flurstücksnummern und den Gebäudeumriss im Maßstab und gilt als Nachweis der tatsächlichen Grundstücksgröße. Banken gleichen damit ab, ob das Gebäude so steht, wie es genehmigt wurde. Auch hier gilt: Zum Notartermin sollte der Auszug nicht älter als drei Monate sein. Weicht die Karte vom tatsächlichen Bestand ab, weil etwa ein Anbau nie nachgetragen wurde, klärt das die untere Bauaufsichtsbehörde — besser vor dem Kaufvertrag als danach.
Was tun, wenn die Bauakte zum Haus unvollständig ist?
Fehlen Grundrisse oder die Baugenehmigung im eigenen Ordner, hilft eine Akteneinsicht beim Bauamt der Stadt oder Gemeinde. Dort liegt zu fast jedem Gebäude eine Bauakte mit Plänen, Berechnungen und Baubeschreibung.
Die Einsicht muss schriftlich beantragt werden und braucht je nach Archivlage einige Wochen, bei sehr alten Beständen auch länger. Findet sich auch dort nichts Verwertbares, bleibt das Aufmaß durch ein Architektur- oder Vermessungsbüro: Daraus entstehen neue Grundrisse und eine belastbare Wohnflächenberechnung nach den anerkannten Regeln. Das kostet Zeit und Honorar, ist aber die einzige Grundlage, auf der eine Bank rechnen und ein Käufer planen kann.
Wie aktuell müssen die Unterlagen zum Hausverkauf sein?
Ein festes Verfallsdatum tragen die wenigsten Papiere, ein stillschweigendes Haltbarkeitsdatum aber schon. Grundbuchauszug und Flurkarte akzeptieren Notare und Banken in der Regel nur, wenn sie höchstens drei Monate alt sind.
Der Energieausweis gilt nur eine gesetzlich befristete Zeit; nach umfassenden Sanierungen wie Fassadendämmung oder neuer Heizung lohnt ohnehin ein neuer, weil er das Gebäude dann besser darstellt. Baugenehmigung und Bauzeichnungen veralten nicht, müssen aber zum tatsächlichen Bestand passen — eine Genehmigung, die den Wintergarten nicht kennt, ist so gut wie keine. Sinnvoll ist deshalb, den gesamten Bestand vor dem Verkaufsstart einmal durchzusehen, statt Dokument für Dokument nachzufordern, während ein Interessent wartet.
Wer beschafft die Unterlagen für den Hausverkauf — Eigentümer oder Makler?
Beides ist möglich. Eigentümer können sämtliche Papiere selbst anfordern; mit einer schriftlichen Vollmacht übernimmt der Makler die Behördenwege — Katasteramt, Bauamt, Baulastenauskunft — und stellt die Objektakte für die Banken zusammen.
Drei Dinge bleiben aber beim Eigentümer: Den Erbschein beantragt allein der Erbe beim Nachlassgericht, den Grundbuchauszug gibt das Amt nur an Eigentümer oder ausdrücklich Bevollmächtigte heraus, und den Energieausweis stellt ein zugelassener Aussteller aus — weder Amt noch Makler. Die Auslagen für amtliche Gebühren und Kopien sind bei einem Maklermandat üblicherweise mit der Provision abgegolten. Diese teilen sich Käufer und Verkäufer hälftig, sie beträgt bei uns jeweils 3,57 % inklusive Mehrwertsteuer und wird erst mit der notariellen Beurkundung fällig.
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